EasyConstat - Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est PROBANTIA SAS, société par actions simplifiée au capital de 8 000 euros, immatriculée au RCS de Grasse sous le numéro 942 694 951, dont le siège social est situé 535 route des Lucioles, Les Aqueducs B3, 06560 Valbonne Sophia Antipolis, France.

Contact : contact@probantia.com - +33 9 72 19 84 15.

2. Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de PROBANTIA SAS est :

Deshoulières Avocats Associés
121 boulevard de Sébastopol, 75002 Paris, France
Courriel : contact@deshoulieres-avocats.com
Téléphone : +33 1 77 62 82 03

3. Données traitées

Selon les fonctions utilisées, EasyConstat traite les catégories de données suivantes :

données de compte : adresse électronique, identifiant interne, mot de passe sous forme hachée et événements d'authentification ;
données de sécurité : adresse IP, navigateur, journaux techniques, codes de vérification et informations relatives aux appareils de confiance ;
données de commande et de facturation : adresse électronique, références Stripe, quantité, montant, identité et adresse de facturation communiquées à Stripe ;
données de constatation : URL, instructions, date, identifiants de demande, contenus capturés, codes sources, captures, fichiers HAR, enregistrements audio ou vidéo et journaux d'opérations ;
données nécessaires à l'accès à un contenu protégé, lorsqu'elles sont volontairement communiquées pour l'exécution d'une constatation opérateur ;
données de dépôt probatoire : document déposé, nom de fichier, taille, type, empreintes cryptographiques, métadonnées techniques, attestation et événements de traitement ;
données de publication : choix de rendre une capture publique, identifiant du lien et événements de publication ou de révocation ;
données de support : coordonnées, contenu des messages et pièces volontairement transmises.

Les données de carte bancaire ne sont pas enregistrées par EasyConstat. Elles sont collectées et traitées directement par Stripe.

4. Finalités, bases légales et durées

Finalité	Base légale	Durée principale
Création et gestion du compte, authentification et assistance	Exécution du contrat et intérêt légitime de sécurisation	Durée du compte, puis archivage intermédiaire jusqu'à 5 ans lorsque nécessaire à la défense de droits
Gestion des commandes, crédits et paiements	Exécution du contrat	Durée de la relation contractuelle ; données comptables et factures conservées 10 ans
Production, remise et vérification des constats	Exécution du contrat	Archives de constatation conservées 3 ans à compter de leur création
Dépôt probatoire et vérification des attestations	Exécution du contrat	Documents et attestations conservés 5 ans, sauf durée différente annoncée avant le dépôt
Publication volontaire d'une capture	Consentement et demande explicite de l'utilisateur	Jusqu'à révocation par l'utilisateur ou expiration de l'archive associée
Prévention des abus, sécurité, diagnostic et preuve des opérations	Intérêt légitime de PROBANTIA SAS	Journaux courants jusqu'à 12 mois ; conservation plus longue en cas d'incident ou de contentieux
Traitement des demandes de contact et réclamations	Mesures précontractuelles, exécution du contrat ou intérêt légitime	Temps nécessaire au traitement, puis jusqu'à 3 ans après le dernier échange

À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Les durées peuvent être prolongées lorsqu'une obligation légale, une réquisition, un contentieux ou la défense d'un droit le justifie. Les sauvegardes suivent leur propre cycle de rotation et ne sont utilisées qu'à des fins de restauration.

5. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées par PROBANTIA SAS et, selon les besoins du service, aux catégories de destinataires suivantes :

OVH SAS : hébergement de l'infrastructure principale en France ;
OneProvider : infrastructure de sauvegarde distante à accès restreint ;
Stripe : paiement, prévention de la fraude et collecte des données de facturation ;
Cloudflare : protection anti-robot Turnstile sur les formulaires exposés ;
prestataires de signature et d'horodatage, notamment AlfaTrust, DigiCert et Universign : traitement des empreintes cryptographiques et données techniques nécessaires au scellement, sans transmission volontaire du contenu intégral des documents ;
conseils, autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi, une décision ou la défense des droits de PROBANTIA SAS l'exige.

Une constatation opérateur peut être exécutée sur un nœud de capture complémentaire situé en France et placé sous le contrôle exclusif de PROBANTIA SAS. Les sites ciblés reçoivent nécessairement les informations techniques liées à la navigation du nœud de capture, notamment son adresse IP.

6. Transferts hors de l'Espace économique européen

Certains prestataires internationaux, notamment Stripe ou Cloudflare, peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l'Espace économique européen. Ces transferts sont encadrés, selon le cas, par une décision d'adéquation, le cadre UE-États-Unis de protection des données applicable aux organismes certifiés ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures additionnelles.

7. Cookies et stockage local

EasyConstat utilise uniquement des traceurs nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service :

cookie de session, supprimé à la fermeture du navigateur ou à l'expiration de la session ;
cookie d'appareil de confiance, facultatif, conservé au maximum 7 jours lorsqu'il est activé par l'utilisateur ;
éléments techniques nécessaires à la protection anti-robot Cloudflare Turnstile sur certains formulaires.

EasyConstat n'utilise pas de traceur publicitaire ni de mesure d'audience nécessitant un consentement. Si cette politique évolue, les traceurs concernés resteront désactivés jusqu'au choix explicite de l'utilisateur.

8. Sécurité

PROBANTIA SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : chiffrement des communications, hachage des mots de passe, authentification renforcée, contrôle des accès, journalisation, segmentation des services, sauvegardes, empreintes cryptographiques et surveillance de disponibilité.

L'utilisateur reste responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il est invité à ne communiquer, dans ses instructions, que les informations strictement nécessaires à la prestation.

9. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, lorsque ce droit est applicable, de portabilité. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà réalisés.

Vous pouvez adresser votre demande au DPO à contact@deshoulieres-avocats.com, ou à PROBANTIA SAS via le formulaire de contact. Une pièce d'identité n'est demandée qu'en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire à sa vérification.

Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, susceptible d'être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. Évolution de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du service, des prestataires ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.